SharePoint Online come intranet aziendale: guida pratica per PMI italiane
Come usare SharePoint Online come intranet: documenti condivisi, gestione permessi, workflow approvativi e integrazione con Teams. Setup realistico per team di 10-100 persone.
SharePoint è incluso in ogni piano Microsoft 365 Business, ma il 70% delle PMI non lo usa — o lo usa male (come un file server glorificato). Eppure, configurato correttamente, SharePoint diventa una piattaforma di collaborazione potente: documenti versionati, workflow approvativi, portale HR, base di conoscenza aziendale. Tutto integrato con Teams, Outlook e Power Automate.
Cosa puoi costruire con SharePoint senza codice
- Document library con permessi: ogni dipartimento ha la sua libreria. Contabilità vede solo i suoi documenti, Sales vede i contratti, tutti vedono le policy aziendali.
- Portale HR: onboarding nuovi dipendenti, moduli ferie e permessi, organigramma aziendale, comunicazioni interne.
- Base di conoscenza: wiki aziendale con procedure operative, manuali prodotto, FAQ interne — ricercabile con la barra di ricerca SharePoint.
- Gestione contratti: contratti clienti/fornitori con metadata (scadenza, valore, referente), alert automatici prima della scadenza via Power Automate.
- Workflow approvazione: richiesta acquisto → approvazione manager → PO → contabilità. Tutto tracciato e con notifiche automatiche.
Architettura raccomandata per PMI (10-100 dipendenti)
- Hub site aziendale: news, link rapidi, directory dipendenti, calendario eventi. La home dell'intranet.
- Site collections per dipartimento: Sales, Finance, HR, Operations — ognuno con librerie e liste proprie.
- Permessi via gruppi Microsoft 365: non assegnare permessi a singoli utenti. Usa gruppi (Sales Team, Finance Team) — molto più facile da mantenere.
- Integrazione Teams: ogni team Teams ha automaticamente un sito SharePoint collegato. I file caricati in Teams finiscono in SharePoint.
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La trappola più comune: cercare di replicare esattamente la struttura cartelle del vecchio file server su SharePoint. SharePoint non è un file server — è una piattaforma di collaborazione. Riconfigurare l'organizzazione intorno ai metadati invece che alle cartelle cambia tutto.
Automazione con Power Automate
Power Automate (incluso in Microsoft 365) permette workflow senza codice: documento caricato → notifica Teams al team, contratto in scadenza → email al referente, approvazione via email → documento spostato in libreria approvati. Per automazioni più complesse, leggi automazione con n8n come alternativa self-hosted.
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