Da Excel o Access a un gestionale web: come si fa

Molte aziende funzionano benissimo per anni con un file Excel ben fatto o con un database Access creato da un collega appassionato. Poi qualcosa cambia: le persone aumentano, si lavora da casa o da più sedi, chi aveva fatto il database se ne va. Tra le richieste che riceviamo questa è una delle più frequenti, e quasi sempre arriva quando il problema è già urgente.

I segnali che è il momento

• Il file è bloccato perché lo sta usando qualcun altro, oppure esistono tre copie e nessuno sa quale sia quella giusta.
• Chi ha creato il database Access non lavora più con voi e nessuno osa toccare le macro.
• Serve accedere da casa, dal telefono o da un Mac, dove Access non funziona.
• Il database si avvicina al limite di 2 GB di Access, o diventa lento appena si collegano in tre.
• Gli errori di copia e incolla tra un file e l'altro iniziano a costare soldi.

Le tre strade possibili

1. Tenere Access e spostare i dati su un database vero

Si spostano le tabelle su SQL Server o su un database in cloud e si lasciano le maschere Access che le persone conoscono già. È la soluzione più veloce e costa poco, ma è un passaggio intermedio: resta il vincolo di Windows e di Access installato su ogni PC.

2. Usare Microsoft 365, se c'è già

Per archivi semplici (richieste, scadenze, registri, inventari) un elenco di Microsoft Lists con un'app fatta in Power Apps sostituisce bene molti file Excel condivisi, con permessi, storico delle modifiche e accesso dal telefono. Ha però dei limiti quando le relazioni tra dati si complicano o servono calcoli pesanti.

3. Una web app su misura

I dati passano su un database come PostgreSQL o MySQL e il programma si usa dal browser, da qualsiasi dispositivo. È la strada che dà più libertà: si possono replicare le logiche del vecchio file, migliorarle e collegare il gestionale ad altri programmi. Costa di più delle altre due, quanto dipende dalla complessità: ne parliamo in quanto costa un gestionale su misura.

Come si fa una migrazione senza perdere niente

• Inventario. Elenchiamo tabelle, fogli, formule, query, maschere, report e macro. La parte più delicata sono le macro VBA: lì dentro spesso ci sono regole che nessuno ricorda più di avere.
• Interviste. Chiediamo a chi usa il file ogni giorno cosa fa davvero, compresi i trucchi e le eccezioni. Il file racconta solo metà della storia.
• Pulizia dei dati. Date scritte come testo, clienti doppi con nomi leggermente diversi, celle unite, colonne usate per due cose diverse: si sistemano prima di spostarli.
• Prova di migrazione. Portiamo una copia dei dati nel nuovo sistema e confrontiamo i totali con l'originale: numero di record, somme, saldi.
• Periodo in parallelo. Per qualche giorno si lavora su entrambi, poi si fa l'ultimo trasferimento e il vecchio file diventa di sola lettura.

Gli errori più comuni

Il primo è rifare il file Excel identico, solo online. Se una procedura aveva senso perché Excel non permetteva di meglio, è il momento di ripensarla. Il secondo è il contrario: voler aggiungere tutto subito, con il risultato che il progetto non finisce mai. Il terzo è non coinvolgere chi il file lo usa davvero, e ritrovarsi con un gestionale che nessuno vuole aprire.

Quanto tempo ci vuole

Per un database Access di medie dimensioni con una decina di tabelle, tra analisi, sviluppo, migrazione e periodo in parallelo, ragioniamo in qualche settimana. Per un insieme di fogli Excel collegati tra loro con molte formule, dipende soprattutto da quanto sono puliti i dati. Il modo più rapido per saperlo è farci vedere i file: dopo una prima occhiata vi diciamo quale delle tre strade ha senso e quanto costa. Scriveteci qui.