Quanto costa un gestionale su misura: da cosa dipende

Ci scrivono spesso aziende che hanno già provato due o tre gestionali in commercio e non ne hanno trovato uno che segua davvero il loro modo di lavorare. La prima domanda è sempre la stessa: quanto costa farselo fare? La risposta onesta è che non esiste un prezzo di listino, perché ogni gestionale nasce dal vostro modo di lavorare. Qui spieghiamo da cosa dipende il costo, come prepariamo un preventivo e quando, onestamente, non conviene.

Perché non troverai un listino

Chi pubblica un prezzo fisso per un gestionale su misura di solito sta vendendo un prodotto già fatto, da adattare. Può andare bene, ma non è su misura. Due gestionali con le stesse schermate possono richiedere un lavoro molto diverso se uno deve solo registrare dati e l'altro deve calcolare provvigioni, scadenze e giacenze. Per questo un preventivo serio arriva dopo aver visto come lavorate, non dopo una telefonata di cinque minuti.

Da cosa dipende il costo

• Le regole, più delle schermate. Una maschera di inserimento costa poco. Le regole che decidono cosa succede dopo (chi approva, cosa si calcola, chi viene avvisato) sono il grosso del lavoro.
• Le integrazioni. Ogni collegamento con un altro programma (Fatture in Cloud, il gestionale contabile, l'e-commerce, il CRM) va progettato, provato e mantenuto.
• I dati storici. Portare dentro anni di file Excel o un vecchio database Access richiede pulizia e controlli. A volte è un terzo del progetto.
• Permessi e ruoli. Se ognuno deve vedere solo i propri clienti o la propria sede, le verifiche si moltiplicano.
• App per smartphone. Una versione che funziona bene dal browser del telefono costa molto meno di un'app da pubblicare sugli store.
• Report e stampe. Documenti con il vostro layout, PDF generati in automatico e cruscotti per la direzione richiedono tempo.

Le spese che non trovi nel preventivo

Il costo di sviluppo è solo la prima voce. Un gestionale online gira su un server e un database che si pagano ogni mese, con un costo che cresce con le persone che lo usano e i dati che contiene: conviene conoscerlo prima. Poi c'è la manutenzione: aggiornamenti di sicurezza, piccole correzioni, modifiche quando cambia una procedura. Conviene chiederla per iscritto fin da subito, con un canone o un pacchetto di ore, invece di scoprirla al primo problema.

Quando non conviene farlo su misura

Lo diciamo anche quando ci fa perdere un lavoro: se il vostro modo di lavorare è standard, un software pronto costa meno e funziona prima. Contabilità, paghe, fatturazione elettronica pura e magazzino semplice hanno prodotti maturi che non ha senso rifare. Il su misura ha senso quando il processo è vostro, vi distingue dalla concorrenza, o quando passate ore ogni settimana a far parlare tra loro programmi che non si parlano.

Ci sono anche vie di mezzo. Se in azienda avete già Microsoft 365, molti gestionali leggeri si costruiscono con Microsoft Lists e Power Apps a costi più bassi. Se il cuore del problema sono clienti e trattative, un CRM come vTiger o Zoho configurato bene fa già l'80% del lavoro. Abbiamo messo a confronto le due strade in gestionale su misura o software pronto.

Come spendere meno senza fare un gestionale a metà

• Partite da un solo processo, quello che vi fa perdere più tempo. Lo usate per qualche settimana, poi si aggiunge il resto. Si spende a rate e si corregge la rotta presto.
• Usate tecnologie diffuse. Un gestionale scritto con strumenti comuni (per esempio un database PostgreSQL e un'interfaccia web) lo può mantenere anche un altro sviluppatore.
• Preparate il materiale. Più arrivate con le idee chiare, meno ore servono per l'analisi.

Cosa preparare per un preventivo serio

• l'elenco delle attività che volete gestire, scritto come lo raccontereste a un nuovo collega;
• i file che usate oggi: fogli Excel, moduli, stampe;
• quante persone lo useranno e con quali ruoli;
• con quali programmi deve parlare;
• una data entro cui vi serve almeno la prima parte.

Partiamo da una chiamata gratuita di 30 minuti. Con questo materiale vi mandiamo poi un preventivo scritto con cosa faremo, le date di consegna e il prezzo. Lavoriamo a consegne ogni una o due settimane, così vedete il gestionale crescere e potete correggerlo strada facendo. Se state ancora gestendo tutto su fogli condivisi, leggete anche come passare da Excel o Access a un gestionale web. Quando volete, raccontateci il vostro caso.