Intranet SharePoint per 700 utenti: caso logistica

Un'importante azienda di logistica usa una intranet su SharePoint che abbiamo progettato e realizzato noi. La usano circa 700 persone ogni giorno per quattro cose: leggere le notizie aziendali, seguire i corsi di formazione online, ricevere gli attestati di partecipazione e raggiungere da un solo punto i portali esterni, a partire da quello delle buste paga. Il nome del cliente non lo facciamo, il progetto lo raccontiamo qui.

Il punto di partenza

In un'azienda di logistica le persone lavorano su turni, tra magazzini, uffici e mezzi. Molti non hanno una scrivania fissa e controllano la posta aziendale raramente. Le informazioni rischiano di arrivare in modo diverso a seconda della sede o del responsabile, e ogni servizio (buste paga, formazione, comunicazioni) ha il suo indirizzo e la sua password.

L'obiettivo era semplice da dire: un solo posto dove trovare tutto, raggiungibile anche dal telefono, dentro il Microsoft 365 che l'azienda usava già.

Cosa c'è nella intranet

Notizie aziendali

La home page della intranet è il punto in cui l'azienda comunica con tutti: novità, avvisi, risultati, eventi. Le notizie le pubblicano le persone incaricate, senza passare da noi, con un modello di pagina già pronto. Chi apre la intranet vede per prime le comunicazioni più recenti. Abbiamo raccolto le regole che seguiamo per una home che funzioni nella guida alla homepage della intranet SharePoint.

Portale formazione dei dipendenti

Una sezione della intranet è dedicata alla formazione: i dipendenti trovano i corsi online, li seguono direttamente lì e, al termine, ricevono l'attestato di partecipazione. L'ufficio del personale non deve più raccogliere fogli firme e preparare attestati uno per uno, e il dipendente ritrova i suoi attestati quando gli servono. Spieghiamo come si costruisce un percorso del genere nella guida alla formazione dei dipendenti sulla intranet SharePoint.

Accesso ai portali esterni

Le buste paga e gli altri servizi restano sui loro portali, ma ci si arriva dalla intranet con un clic. Il dipendente non deve ricordare cinque indirizzi diversi: apre la intranet e trova tutto nella stessa pagina.

Perché SharePoint e non un altro software

• L'azienda aveva già Microsoft 365: SharePoint era compreso nelle licenze, quindi niente nuovi abbonamenti per la piattaforma.
• Gli accessi sono quelli aziendali: le persone entrano con lo stesso account che usano per posta e Teams, e chi lascia l'azienda perde l'accesso insieme all'account.
• Le notizie si pubblicano in autonomia: chi gestisce le comunicazioni non deve chiedere a un tecnico per ogni avviso.
• Funziona anche dal telefono, con l'app SharePoint o dal browser, che per chi lavora in magazzino è decisivo.

Cosa ha ottenuto l'azienda

• Un unico punto di accesso per notizie, formazione e servizi, invece di indirizzi e password sparsi.
• Comunicazioni che arrivano a tutti nello stesso modo, in ufficio e nei magazzini.
• Formazione tracciata: corsi seguiti online e attestati rilasciati senza carta.
• Meno richieste all'ufficio del personale per informazioni che ora i dipendenti trovano da soli.

Si può fare anche nella tua azienda?

Se usi già Microsoft 365, quasi sempre sì. Il lavoro sta nel capire cosa serve davvero alle persone, organizzare le sezioni, impostare i permessi e preparare i modelli per chi pubblica. Trovi costi e tempi indicativi nella guida alla intranet aziendale e il nostro modo di lavorare nella pagina dedicata alla intranet SharePoint su misura.