Intranet aziendale: cos'è, esempi, funzioni e costi

Una intranet aziendale è un sito web privato, accessibile solo a dipendenti e collaboratori autorizzati, che riunisce in un unico punto comunicazioni interne, documenti, procedure e accessi agli strumenti di lavoro. In pratica è la sede digitale dell'azienda: il posto dove si va per sapere cosa succede, trovare un modulo o capire a chi rivolgersi.

In questa guida vediamo a cosa serve, cosa deve contenere, esempi concreti per reparto e da cosa dipende il costo. Partiamo da ciò che abbiamo imparato progettando e gestendo ambienti SharePoint per aziende da circa 500 e circa 3.000 utenti.

Intranet: cos'è e cosa si intende per portale intranet

Il termine intranet nasce come “rete interna”: un insieme di servizi web raggiungibili solo dall'interno dell'organizzazione. Oggi, quando si parla di intranet aziendale, si intende quasi sempre un portale: una homepage con notizie e link, sezioni per reparto, archivi documentali e moduli.

Portale intranet, area intranet e intranet aziendale sono di fatto sinonimi. L'accesso avviene con le credenziali aziendali: in un ambiente Microsoft 365 è lo stesso account di posta e Teams, gestito in Microsoft Entra ID, quindi nessuna password in più da ricordare.

Una intranet non è una cartella condivisa con un nome più elegante. La differenza sta nella struttura: navigazione pensata per chi legge, ricerca, permessi per gruppi, pagine aggiornate da responsabili precisi e documenti con una sola versione valida.

A cosa serve una intranet aziendale

Una intranet ben progettata risolve problemi molto concreti, che quasi ogni azienda oltre qualche decina di persone conosce bene:

• Comunicare a tutti nello stesso momento: notizie, avvisi, cambi organizzativi, senza catene di email che qualcuno non riceve.
• Trovare il documento giusto: procedure, moduli e policy nella versione approvata, non la copia salvata sul desktop due anni fa.
• Ridurre le domande ripetitive a HR, amministrazione e IT, grazie a FAQ, guide e richieste self-service.
• Accogliere i nuovi assunti con un percorso di onboarding chiaro e sempre aggiornato.
• Collegare gli strumenti di lavoro: gestionale, CRM, ticketing, portale paghe, raggiungibili da un'unica pagina.
• Dare voce alle sedi e ai reparti, che possono pubblicare contenuti propri senza passare dall'IT.

Ci sono segnali chiari che indicano che è il momento di averne una: informazioni sparse tra email, chat e cartelle; la stessa domanda posta all'ufficio del personale più volte a settimana; procedure diverse in circolazione; sedi distaccate o personale operativo che non riceve le comunicazioni.

Intranet, extranet e internet: le differenze

Sono tre livelli di accesso diversi, che spesso convivono sulla stessa piattaforma:

• Internet: il sito pubblico dell'azienda, visibile a chiunque.
• Intranet: lo spazio riservato a dipendenti e collaboratori interni.
• Extranet: un'area riservata aperta a soggetti esterni selezionati — clienti, fornitori, partner — che vedono solo lo spazio a loro dedicato.

Su SharePoint intranet ed extranet possono stare nello stesso ambiente, separate per sito. Microsoft precisa che, se l'impostazione di condivisione esterna del sito e quella dell'organizzazione non coincidono, si applica sempre la più restrittiva. Per approfondire vedi la nostra guida su cos'è una extranet e a cosa serve.

Cosa deve contenere una intranet aziendale: le funzioni essenziali

Non esiste un elenco valido per tutti, ma queste sono le funzioni che ritroviamo in quasi ogni progetto riuscito:

• Homepage con notizie e avvisi: la prima cosa che le persone vedono. Abbiamo raccolto le regole pratiche nelle best practice per la homepage di una intranet SharePoint.
• Rubrica e organigramma: chi fa cosa, con contatti e ruoli presi dai profili aziendali.
• Documenti e procedure: librerie con metadati, versioni e approvazioni. È il cuore della gestione documentale su SharePoint.
• Moduli e richieste: ferie, acquisti, richieste IT, con approvazioni automatiche tramite flussi Power Automate su SharePoint.
• Spazi di reparto e di sede: pagine dove ogni area pubblica in autonomia i propri contenuti.
• Link rapidi agli applicativi usati ogni giorno.
• Ricerca che trovi documenti, pagine e persone.
• Accesso da smartphone, indispensabile per chi non lavora alla scrivania.

Non serve partire con tutto. Una prima versione con homepage, notizie, documenti principali e link rapidi è già utile; il resto si aggiunge quando le persone hanno preso l'abitudine di usarla.

Intranet aziendale: esempi per reparto e settore

Gli esempi più utili non sono le homepage patinate, ma le sezioni che fanno risparmiare tempo a un reparto preciso.

Risorse umane

Policy, regolamenti, modulistica, richieste di ferie e permessi, percorso di onboarding, link all'area cedolini del fornitore paghe. È spesso la sezione più visitata: ne parliamo in dettaglio nella guida al portale HR per dipendenti.

Amministrazione e acquisti

Procedure di spesa, modulo di richiesta d'acquisto con approvazione a più livelli, anagrafiche e documenti dei fornitori qualificati, scadenzario dei contratti.

IT e sicurezza informatica

Guide rapide, regole sull'uso degli strumenti, stato dei servizi, modulo di richiesta assistenza o di nuove utenze.

Commerciale e marketing

Listini, presentazioni approvate, schede prodotto, linee guida del marchio e collegamento diretto al CRM, così la rete vendita usa sempre materiali aggiornati.

Produzione, logistica e punti vendita

Qui le persone spesso non hanno un PC. Servono una bacheca aziendale digitale consultabile da smartphone, turni, istruzioni operative e documenti sulla sicurezza.

Aziende multi-sede e gruppi

Un sito centrale per le comunicazioni di gruppo e siti collegati per ogni società o sede, con contenuti mostrati in base al pubblico grazie all'audience targeting di SharePoint.

Intranet su SharePoint e Microsoft 365 o piattaforma dedicata?

Se l'azienda usa già Microsoft 365, SharePoint è incluso nei piani Business Basic, Standard e Premium, come riporta la pagina di confronto dei piani Microsoft 365. Microsoft stessa lo descrive come lo strumento con cui creare e mantenere l'intranet dell'organizzazione.

I vantaggi pratici di costruire l'intranet su SharePoint, per chi è già in Microsoft 365:

• Nessun nuovo account: si entra con le credenziali che si usano per Outlook e Teams.
• I documenti restano dove sono: i file di Teams sono già salvati in siti SharePoint, come spiega la documentazione Microsoft.
• Permessi già governati tramite i gruppi di Microsoft Entra ID.
• Automazioni con Power Automate e moduli con Power Apps nello stesso ambiente.
• Pronta per Microsoft 365 Copilot, che mostra solo i dati a cui l'utente ha almeno accesso in lettura: a patto che i permessi siano in ordine.

Le piattaforme intranet dedicate sono prodotti già confezionati, con funzioni preimpostate e un canone di abbonamento. Possono avere senso se l'azienda non usa Microsoft 365 o vuole un prodotto finito senza progettazione. Prima di sceglierne una conviene verificare dove finiscono i documenti, come si integra con gli strumenti esistenti, come cresce il canone al crescere degli utenti e cosa succede ai contenuti se si disdice.

Il nostro parere, da chi lavora su SharePoint ogni giorno: se avete già Microsoft 365, partire da SharePoint evita quasi sempre di pagare due volte funzioni sovrapposte. Il lavoro da fare è di progettazione, non di acquisto di un altro software. È ciò che facciamo con il servizio di intranet SharePoint su misura.

Quanto costa una intranet aziendale: da cosa dipende

Non esiste un prezzo unico, e diffidate di chi lo dà senza conoscere l'azienda. Il costo dipende da fattori misurabili:

• Licenze già disponibili: SharePoint è incluso in Microsoft 365, mentre alcune funzioni hanno requisiti specifici. Viva Connections, per esempio, richiede licenze Enterprise, Frontline o Academic.
• Perimetro funzionale: una homepage con notizie e documenti è un progetto diverso da un portale con moduli, approvazioni e integrazioni.
• Contenuti da spostare: quanti documenti, da dove (file server, Google Drive, vecchie versioni di SharePoint) e in che stato. Se serve, vedi la migrazione a SharePoint Online.
• Integrazioni con gestionale, CRM, software paghe o presenze.
• Personalizzazione: web part standard ben configurate costano molto meno di componenti sviluppati su misura.
• Numero di sedi e lingue.
• Formazione e governance: chi pubblica, chi approva, chi mantiene.
• Assistenza continuativa dopo il lancio.

Per darti una stima seria ci servono tre informazioni: quanti utenti, quali contenuti esistono già e con quali strumenti la intranet deve parlare. Con queste, la stima diventa concreta.

Come realizzare una intranet aziendale: le fasi

• Analisi: interviste ai reparti, raccolta delle domande più frequenti, inventario dei contenuti.
• Architettura dell'informazione: siti, navigazione, metadati, organizzata per attività e non per organigramma.
• Prototipo della homepage e delle pagine chiave, da validare con un gruppo di utenti.
• Permessi: gruppi, proprietari dei siti, regole di condivisione.
• Contenuti e migrazione: si pulisce prima di spostare.
• Pilota con un reparto, correzioni, poi lancio a tutti.
• Governance: responsabili dei contenuti, revisione periodica, statistiche d'uso.

Errori comuni da evitare

• Copiare l'organigramma nella navigazione: le persone cercano attività (“chiedere ferie”), non uffici.
• Usare un sito del team per la comunicazione a tutti: per l'intranet serve un sito di comunicazione.
• Nessun responsabile dei contenuti: una intranet con notizie vecchie di mesi viene abbandonata.
• Permessi assegnati alle singole persone invece che ai gruppi: ingestibili dopo pochi mesi.
• Lanciare un contenitore vuoto: il giorno del lancio devono esserci già i documenti più cercati.
• Dimenticare il mobile e il personale senza scrivania.
• Personalizzare tutto: più codice su misura significa più manutenzione a ogni aggiornamento di Microsoft 365.

Domande frequenti

Che differenza c'è tra intranet e sito aziendale?

Il sito aziendale è pubblico e parla a clienti e prospect. La intranet è privata, richiede l'accesso con credenziali aziendali e parla a dipendenti e collaboratori.

Una intranet aziendale si può usare da casa e da smartphone?

Con SharePoint Online sì: si accede da browser, dall'app SharePoint e da Teams. L'IT può comunque definire regole di accesso, per esempio limitando i dispositivi non gestiti, tramite Microsoft Entra ID.

Serve una licenza aggiuntiva per la intranet su SharePoint?

Per SharePoint no, se l'azienda ha già un piano Microsoft 365 che lo include. Lo spazio disponibile è di 1 TB più 10 GB per ogni licenza acquistata. Possono servire licenze ulteriori per funzioni specifiche, come Viva Connections o Microsoft 365 Copilot.

Quanto tempo serve per realizzare una intranet?

Dipende soprattutto dal perimetro e da quanto sono pronti i contenuti. Una prima versione essenziale richiede settimane; un portale con integrazioni e migrazione di grandi archivi richiede più tempo. Lo definiamo in fase di analisi.

Chi deve gestire i contenuti della intranet?

Ogni sezione deve avere un responsabile nel reparto che la possiede. L'IT o il partner tecnico gestisce struttura, permessi e automazioni; i contenuti restano a chi li conosce.