Come creare un sito SharePoint: guida passo passo

Per creare un sito SharePoint apri SharePoint da Microsoft 365, clicca + Crea sito, scegli Sito del team o Sito di comunicazione, seleziona un modello e premi Usa modello. Poi inserisci nome, descrizione, privacy e lingua, clicca Crea sito e aggiungi i membri. Se il pulsante non compare, la creazione self-service è disattivata e il sito lo deve creare l'amministratore.

Se vuoi prima capire come funziona SharePoint, parti da SharePoint: cos'è e a cosa serve.

Sito del team o sito di comunicazione: quale scegliere

Microsoft distingue i due tipi in base a chi scrive e chi legge (guida Microsoft al sito di comunicazione).

• Sito del team: serve a collaborare su un progetto o dentro un reparto. Quasi tutti i membri caricano e modificano contenuti e l'accesso è limitato al gruppo. Se in azienda i Gruppi di Microsoft 365 sono attivi, insieme al sito nasce un gruppo con calendario Outlook condiviso, Planner e blocco appunti OneNote (cos'è un sito del team).
• Sito di comunicazione: serve a far arrivare informazioni a molte persone. Scrivono in pochi, leggono in tanti. Non crea un gruppo di Microsoft 365 e ha un piè di pagina personalizzabile.

In pratica: se le persone lavorano sui file, sito del team. Se devono leggere circolari e notizie, sito di comunicazione SharePoint. La home di una intranet di solito è un sito di comunicazione, e ogni reparto ha il suo sito del team. Per scegliere tra file personali e condivisi leggi OneDrive o SharePoint.

Chi può creare un sito SharePoint

Per impostazione predefinita gli utenti possono creare siti di comunicazione e siti del team connessi a un gruppo di Microsoft 365. L'amministratore può disattivare questa possibilità dall'interfaccia di amministrazione di SharePoint (gestire la creazione dei siti).

Se nella home di SharePoint non vedi + Crea sito, la creazione self-service è disattivata. Devi chiedere all'amministratore, che può abilitarla o creare il sito per te (creare un sito del team). Chi crea il sito ne diventa automaticamente proprietario.

Come creare un sito dalla home di SharePoint

I passaggi valgono per entrambi i tipi di sito:

• Accedi a Microsoft 365, apri l'icona delle app in alto a sinistra e scegli SharePoint.
• Nella home di SharePoint clicca + Crea sito.
• Scegli Sito del team o Sito di comunicazione.
• Sfoglia i modelli, apri quello che ti interessa per vedere l'anteprima e clicca Usa modello. Per un sito del team generico c'è Team Standard.
• Scrivi il nome del sito. L'indirizzo del sito e, per il sito del team, l'indirizzo email del gruppo si compilano da soli e puoi modificarli.
• Aggiungi la Descrizione sito e, se ti viene proposto, scegli Pubblico o Privato nelle impostazioni di privacy.
• Seleziona la lingua e clicca Crea sito.
• Aggiungi membri e proprietari, oppure clicca Fine e fallo più tardi.

Nella nuova home di SharePoint, in distribuzione, il pulsante è sostituito dalla voce Build a sinistra, con la scheda Sito sotto Inizia a creare.

Come creare un sito dall'interfaccia di amministrazione

Dall'interfaccia di amministrazione crea siti chi ha almeno il ruolo di Amministratore SharePoint. La guida Microsoft per amministratori riporta le voci in inglese (creare un sito dall'interfaccia di amministrazione):

• Apri Active sites e clicca Create.
• Scegli Team site, Communication site oppure Browse more sites per le altre opzioni.
• Seleziona un modello e clicca Use template.
• Indica nome del sito, proprietario e lingua, poi clicca Create site.

Così assegni subito un proprietario diverso da te. Se l'indirizzo è occupato, SharePoint aggiunge un numero: /sites/marketing diventa /sites/marketing2.

I template di SharePoint disponibili

I modelli preparano pagine, web part e raccolte già pensate per uno scopo. L'elenco completo è nella guida Microsoft ai modelli di sito. Alcuni esempi:

• Per i siti di comunicazione: Comunicazione Standard, Reparto, Risorse umane, Evento, Onboarding di nuovi dipendenti, Home page dell'organizzazione, Vuoto.
• Per i siti del team: Gestione di progetti, Help desk IT, Pianificazione degli eventi, Team di onboarding dei dipendenti, Corso di formazione.
• Dalla tua organizzazione: i modelli personalizzati creati dall'azienda con gli script di sito.

Puoi applicare un modello anche dopo, da Impostazioni > Applica un modello di sito. Due cose da sapere: il contenuto esistente non viene unito al modello, che crea una nuova home page, e non c'è un comando per annullare. Dopo l'applicazione controlla il risultato e clicca Ripubblica.

Le impostazioni da fare subito

Prima di invitare le persone, sistema queste voci da proprietario.

Nome, descrizione e privacy

Vai su Impostazioni > Informazioni sito. Qui modifichi nome, descrizione, associazione a un sito hub e, nei siti del team, la privacy: Pubblico apre il sito a tutta l'organizzazione, Privato lo limita ai membri (modificare le informazioni del sito).

Proprietari e membri

Ogni sito ha tre gruppi predefiniti: Proprietari con controllo completo, Membri che modificano i contenuti, Visitatori in sola lettura (pianificare i siti e gestire gli utenti). Nei siti del team aggiungi le persone da Impostazioni > Autorizzazioni sito > Aggiungi membri. Microsoft consiglia di dare i permessi ai gruppi, non alle singole persone. Noi aggiungiamo: nomina almeno due proprietari.

Navigazione

Clicca Modifica sulla barra di navigazione, poi il + tra due voci per aggiungere un collegamento (personalizzare la navigazione). Da Impostazioni > Cambia l'aspetto > Navigazione scegli tra menu orizzontale, verticale, mega menu o a cascata. I sottolivelli arrivano al massimo a due. Tienila corta.

Logo e tema

Il logo si cambia da Impostazioni > Cambia aspetto > Intestazione > Logo del sito, con un'immagine tra 64 x 64 e 192 x 64 pixel. Nei siti del team il logo è quello del gruppo Microsoft 365: se lo cambi, cambia anche lì. Il tema si sceglie da Cambia aspetto > Tema. Se l'amministratore ha approvato dei temi aziendali, vedrai solo quelli (cambiare l'aspetto del sito).

Aggiungere pagine e web part

Per creare una pagina vai sulla home, clicca + Nuovo > Pagina, scegli un modello di pagina e clicca Crea pagina (creare pagine moderne). Il titolo è obbligatorio, senza titolo la pagina non si salva. Usa Salva come bozza mentre lavori e Pubblica quando è pronta. Dopo ogni modifica clicca Ripubblica.

Ogni pagina è fatta di web part. In modalità modifica passi il mouse tra due blocchi e clicchi il + cerchiato, oppure apri la casella degli strumenti (usare le web part). Le più usate in una intranet:

• Notizie: comunicazioni aziendali, avvisi, novità dei reparti.
• Collegamenti rapidi: accesso diretto a gestionale, modulistica, portale HR.
• Eventi: corsi, riunioni, scadenze.
• Raccolta documenti: mostra i file di una raccolta direttamente nella pagina.

Per disporle senza sovraccaricare la home, leggi la guida sulla homepage della intranet: best practice.

Raccolte documenti e versioni

Ogni sito del team nasce con una raccolta documenti. Creane altre per separare contenuti con regole diverse. Per i documenti riservati Microsoft suggerisce un sito o una raccolta dedicati, con autorizzazioni proprie (governance per i proprietari di siti).

Nelle nuove raccolte di Microsoft 365 il controllo delle versioni è attivo per impostazione predefinita e conserva le ultime 500 versioni di ogni documento (come funziona il controllo delle versioni). Per cambiare le regole vai nella raccolta, Impostazioni > Impostazioni raccolta > Impostazioni controllo delle versioni (configurare il controllo delle versioni). Per le raccolte il numero di versioni principali va da 100 a 50.000, e ogni versione occupa spazio di archiviazione.

Se più che file ti servono dati strutturati, come un registro richieste o un elenco fornitori, valuta Microsoft Lists.

Collegare più siti con un hub site

Il sito hub collega siti correlati: navigazione e tema comuni, ricerca estesa ai siti associati, notizie raccolte in un'unica home (cos'è un sito hub).

• Solo un amministratore SharePoint può trasformare un sito in hub, dall'interfaccia di amministrazione: Active sites, selezioni il sito, poi Hub > Register as hub site (creare un sito hub). Il limite è di 2.000 siti hub per organizzazione, mentre i siti associati a un hub non hanno limite.
• Il proprietario di un sito lo associa da Impostazioni > Informazioni sito > Associazione sito hub. Ogni sito può far parte di un solo hub (associare un sito a un hub).
• I siti creati con il collegamento Crea sito dentro l'hub vengono associati in automatico.

Microsoft consiglia una struttura piatta: un sito per ogni area di lavoro, tutti associati all'hub, invece di siti secondari annidati.

Errori comuni quando crei siti SharePoint

• Troppi siti senza governance. Ogni team in Teams e ogni gruppo Microsoft 365 crea un sito. Senza regole su chi crea, come si nomina e quando si archivia, ti ritrovi con siti vuoti e doppioni.
• Permessi spezzati. Interrompere l'ereditarietà su singole cartelle o file sembra comodo, ma dopo pochi mesi nessuno sa più chi vede cosa. Meglio una raccolta separata con permessi propri.
• Nomi lunghi. Nomi di raccolte, cartelle e file si sommano nel percorso. In SharePoint e OneDrive il percorso decodificato del file, nome incluso, non può superare 400 caratteri (limiti di lunghezza del percorso). Nomi brevi e poche cartelle annidate evitano errori di sincronizzazione.
• Un solo proprietario. Quando quella persona lascia l'azienda, per gestire il sito serve l'intervento dell'amministratore.

Quando conviene farsi aiutare

Un sito per un progetto lo crei da solo in dieci minuti. Una intranet aziendale è un altro discorso: più siti sotto un hub, permessi per reparto, documenti da migrare dalle cartelle di rete, spesso flussi di approvazione. Qui gli errori di partenza si pagano dopo, quando cambiare struttura con migliaia di file è molto più lento.

Noi di AK Digital progettiamo e configuriamo intranet su SharePoint per le PMI: struttura dei siti, permessi, pagine, automazioni e formazione su come usare SharePoint nel lavoro di tutti i giorni. Siamo a Poggio Rusco (MN) e lavoriamo da remoto in tutta Italia. Se vuoi capire come impostare la tua, guarda il servizio di intranet SharePoint su misura.