Differenza tra OneDrive e SharePoint: quale usare in azienda

OneDrive è lo spazio personale del singolo utente, SharePoint è lo spazio condiviso dei team e dell'azienda. I file che prepari da solo stanno su OneDrive. Quelli che servono a un reparto, a un progetto o a tutta l'azienda stanno su SharePoint. E Teams non ha un archivio suo: i file caricati nei canali finiscono nel sito SharePoint del team, quelli mandati in chat nel OneDrive di chi li invia.

La tecnologia sotto è la stessa, ed è da qui che nasce la confusione. Cambia chi possiede i file e cosa succede quando le persone cambiano ruolo o azienda. Qui trovi il confronto punto per punto, il legame con Teams, qualche esempio da ufficio e gli errori che vediamo più spesso quando riorganizziamo i documenti di un'azienda. Se ti serve prima un quadro generale, parti da SharePoint: cos'è e a cosa serve.

Qual è la principale differenza tra OneDrive e SharePoint?

La proprietà dei file. Un file su OneDrive appartiene a una persona: sta nel suo spazio, è legato al suo account e lo vede solo chi riceve un suo invito. Un file su SharePoint appartiene a un sito, cioè a un gruppo di lavoro: lo vedono i membri del sito e resta lì anche se chi l'ha caricato cambia mansione o se ne va.

Microsoft lo riassume così nella sua guida di supporto: se lavori a un file da solo, salvalo in OneDrive; se lavori con il team, salvalo dove lavora il team.

SharePoint vs OneDrive: il confronto punto per punto

In ogni voce trovi prima OneDrive, poi SharePoint.

• Proprietario dei file: su OneDrive il singolo utente. Su SharePoint il sito, quindi il team o l'azienda.
• Chi vede i file: OneDrive è privato finché non condividi qualcosa. Su SharePoint i membri del sito vedono i contenuti senza bisogno di inviti file per file.
• Quando un dipendente lascia l'azienda: il suo OneDrive entra in un periodo di conservazione e poi viene eliminato (i dettagli sono più sotto). Su SharePoint ai file non succede nulla: togli la persona dal sito e basta.
• Permessi: su OneDrive decide l'utente, condividendo file o cartelle uno alla volta. Su SharePoint i permessi si danno per sito, raccolta o cartella e li gestisce chi amministra.
• Versioni: entrambi tengono la cronologia delle versioni. I limiti si impostano a livello di organizzazione e valgono per le nuove raccolte SharePoint e per i nuovi OneDrive (Microsoft Learn).
• Metadati: in una raccolta SharePoint aggiungi colonne come cliente, fornitore, tipo documento o anno, poi filtri e raggruppi. Su OneDrive, nella pratica, ci si ferma alle cartelle.
• Sincronizzazione: per tutti e due usi la stessa app, OneDrive. Per le raccolte SharePoint Microsoft consiglia l'opzione «Aggiungi collegamento a I miei file» al posto del pulsante Sincronizza, perché funziona su tutti i dispositivi e va più veloce (Microsoft Learn).
• Spazio di archiviazione: OneDrive ha 1 TB per utente nella maggior parte dei piani, aumentabile fino a 5 TB in base al piano e al numero di licenze (Microsoft Learn). SharePoint ha uno spazio unico per l'organizzazione: 1 TB più 10 GB per ogni licenza acquistata, senza contare i OneDrive degli utenti (limiti di SharePoint).
• Dimensione massima di un file: 250 GB, uguale per OneDrive, SharePoint e la scheda File di Teams (stessa pagina dei limiti).

SharePoint, Teams e OneDrive: dove finiscono i file

Teams è il posto dove lavori, non il posto dove i file vengono archiviati. Quando crei un team, Microsoft crea in automatico un sito SharePoint collegato (Microsoft Learn). Da lì valgono queste regole:

• File nei canali standard: vanno nella raccolta documenti del sito SharePoint del team, in una cartella per ogni canale.
• File nei canali privati o condivisi: ogni canale di questo tipo ha un proprio sito SharePoint separato.
• File nelle chat, a due o di gruppo: vanno nel OneDrive di chi li invia, nella cartella «Microsoft Teams Chat Files», con i permessi limitati ai partecipanti della chat (modulo Microsoft Learn su Teams).

La conseguenza pratica è semplice. Se mandi un preventivo a un collega in chat, il file sta nel tuo OneDrive. Se lo carichi nel canale «Commerciale», sta su SharePoint e lo trova tutto il reparto. Per i documenti che devono restare all'azienda, scegli il canale.

Quando usare OneDrive e quando SharePoint

Fatti una domanda: se domani cambio lavoro, questo file serve ancora a qualcuno? Se la risposta è sì, va su SharePoint.

Ufficio acquisti

Su OneDrive: la bozza di una mail a un fornitore, gli appunti di una trattativa, un confronto offerte che stai ancora impostando. Su SharePoint: listini, contratti quadro, ordini firmati, schede fornitore. Una raccolta «Fornitori» con colonne per ragione sociale, categoria merceologica e scadenza del contratto ti evita di aprire dieci cartelle per trovare un documento.

Amministrazione

Fatture, documenti contabili e pratiche del personale sono documenti aziendali per definizione. Vanno in un sito SharePoint con accesso ristretto all'amministrazione. Su OneDrive resta il lavoro personale: un foglio di calcolo di prova, le slide per la riunione di lunedì prima di condividerle.

Commerciali

Il commerciale lavora spesso fuori sede e tende a tenere tutto sul portatile o nel proprio OneDrive. Il problema arriva quando cambia zona o lascia l'azienda: offerte e contratti se ne vanno con lui. Meglio un sito «Commerciale» con una cartella per cliente, collegato al portatile con l'app OneDrive. Lui continua a lavorare da Esplora file, ma i documenti restano dell'azienda.

Come condividere file con SharePoint

Il modo più ordinato è non condividere il singolo file. Aggiungi la persona al sito o al team e vedrà quello che vede il gruppo. Quando ti serve davvero un link, usa il pulsante Condividi e scegli il tipo:

• Persone specifiche: apre il file solo a chi indichi.
• Persone dell'organizzazione: apre il file a chiunque abbia un account aziendale e il link.
• Chiunque: accesso anonimo, senza login, anche per chi è fuori dall'azienda.

L'amministratore decide quali tipi di link sono disponibili, quale viene proposto per primo e se i link «Chiunque» devono scadere. Le stesse impostazioni incidono anche su Teams (Microsoft Learn).

Gli errori che vediamo più spesso

• Tutta l'azienda nel OneDrive di una persona. Succede quando il titolare o il referente IT condivide una cartella «Aziendale» dal proprio OneDrive. Regge finché quella persona c'è. I permessi dipendono da lei, lo spazio è il suo e, se l'account viene eliminato, la cartella segue le regole di eliminazione del suo OneDrive.
• Cartelle condivise da account personali. Un OneDrive legato a un account Microsoft privato, non aziendale, sta fuori dal tenant: l'amministratore non lo vede e non può recuperarne i file.
• Il dipendente che se ne va con i file. Quando un utente viene eliminato, di default il suo responsabile riceve accesso al OneDrive. Il periodo di conservazione predefinito è di 30 giorni, modificabile dall'amministratore; alla scadenza il OneDrive passa nel cestino, dove resta 93 giorni e si recupera solo con PowerShell. Se in Entra ID non è indicato un responsabile e manca un proprietario secondario, nessuno riceve accesso in automatico (Microsoft Learn). Hai una finestra di tempo, non un archivio.
• Link «Chiunque» lasciati aperti. Un link anonimo inoltrato alla persona sbagliata apre il file a chi lo riceve. Per buste paga, contratti o listini riservati usa link a persone specifiche e chiedi all'amministratore di mettere una scadenza ai link «Chiunque», o di disattivarli.

Come passare a una struttura SharePoint ordinata

Se oggi i documenti sono sparsi tra un file server, qualche OneDrive e le chat di Teams, conviene muoversi con un ordine preciso. La guida Microsoft alla migrazione da file server divide il lavoro in pianificazione, analisi dei contenuti, preparazione dell'ambiente, migrazione e accompagnamento degli utenti, e indica Migration Manager come strumento per i file server. In concreto:

• Mappa cosa c'è: cartelle, chi le usa, cosa è vecchio. Quello che non serve più non va spostato.
• Disegna prima i siti, poi le cartelle: Acquisti, Amministrazione, Commerciale, Direzione, ognuno con i suoi membri.
• Rifai i permessi da zero: Microsoft avverte che i permessi NTFS avanzati non vengono migrati e che i divieti espliciti non vengono portati, quindi contenuti prima bloccati possono diventare visibili. Meglio pochi gruppi semplici per sito.
• Controlla nomi e percorsi: caratteri non ammessi e percorsi troppo lunghi bloccano la copia dei file.
• Parti da un reparto pilota, poi sposta il resto e metti il vecchio archivio in sola lettura.

Per i file nati su OneDrive e diventati di team c'è un dettaglio da sapere: quando li sposti su SharePoint, i vecchi link smettono di funzionare, come spiega la guida di supporto citata all'inizio. Avvisa chi li usava e manda il nuovo link. Se vuoi affidarci il lavoro, trovi come lo impostiamo nella pagina sulla migrazione a SharePoint Online. Per l'organizzazione dei documenti dopo il trasferimento c'è la gestione documentale su SharePoint.

In sintesi

OneDrive per il tuo lavoro, SharePoint per il lavoro dell'azienda, Teams come porta d'ingresso che salva sull'uno o sull'altro a seconda di dove scrivi. Se in azienda tutti seguono questa regola, file persi e permessi confusi diventano l'eccezione.

Quando SharePoint diventa anche il punto d'accesso a comunicazioni, procedure e moduli, si entra nel campo dell'intranet aziendale. Se vuoi capire come costruirla sui processi della tua azienda, guarda come lavoriamo sull'intranet SharePoint su misura.