SharePoint: cos'è, a cosa serve e come funziona

SharePoint è il servizio di Microsoft 365 con cui le aziende creano siti interni per archiviare, organizzare e condividere documenti, pubblicare comunicazioni e costruire intranet e portali. Nella versione cloud si chiama SharePoint Online ed è incluso nei principali piani Microsoft 365 per le aziende.

Microsoft lo descrive, insieme a OneDrive, come un servizio cloud che aiuta le organizzazioni a condividere e gestire contenuti, conoscenze e applicazioni. Detto in modo più pratico: è il posto dove vivono i documenti aziendali e le pagine che li rendono trovabili.

A cosa serve SharePoint

• Gestione documentale: archivi con versioni, metadati, approvazioni e permessi. È il caso d'uso principale nelle aziende che seguiamo.
• Intranet aziendale: homepage, notizie, pagine di reparto. Vedi cos'è una intranet aziendale.
• Collaborazione: più persone lavorano sullo stesso file nello stesso momento.
• Liste e dati strutturati: registri, richieste, scadenzari, inventari.
• Processi automatizzati con Power Automate e moduli con Power Apps.
• Aree riservate per esterni: clienti, fornitori, partner. Vedi la guida all'extranet.
• Base di conoscenza per Microsoft 365 Copilot, che attinge ai contenuti a cui l'utente ha accesso.

Come funziona SharePoint: siti, raccolte e liste

Siti di comunicazione e siti del team

Tutto in SharePoint vive dentro un sito. I siti di comunicazione servono a pubblicare contenuti per molti lettori, come la intranet. I siti del team servono a un gruppo che lavora insieme e sono quelli creati automaticamente quando si apre un team in Microsoft Teams.

Raccolte documenti

Una raccolta (o libreria) è un archivio di file con funzioni che una cartella di rete non ha: cronologia delle versioni, modifica simultanea, colonne di metadati, viste filtrate, approvazioni. Il limite per singolo file caricato è di 250 GB, quindi nella pratica il vincolo non è la dimensione ma l'organizzazione.

Liste

Le liste sono tabelle condivise: richieste, registri, elenchi di fornitori, scadenze. Possono essere usate come base dati per app Power Apps e flussi Power Automate.

Pagine e web part

Le pagine si compongono con blocchi chiamati web part: notizie, link rapidi, documenti, eventi, contenuti in evidenza. Per costruire una homepage efficace abbiamo raccolto le best practice per la homepage di una intranet SharePoint.

Hub e navigazione

I siti possono essere collegati a un hub, che condivide navigazione, aspetto grafico e ricerca. È il modo con cui si costruisce una intranet con molti reparti o sedi senza creare un unico sito gigante.

Permessi

Ogni sito ha proprietari, membri e visitatori. I permessi si ereditano dal sito alle raccolte e ai file, salvo eccezioni. La regola che applichiamo sempre: permessi assegnati ai gruppi, eccezioni ridotte al minimo.

SharePoint Online, SharePoint Server e “software SharePoint”

SharePoint Online è la versione cloud inclusa in Microsoft 365, aggiornata direttamente da Microsoft. SharePoint Server è la versione da installare sui propri server: la documentazione Microsoft copre SharePoint Server Subscription Edition, 2019, 2016 e 2013.

Chi cerca “software SharePoint” spesso si aspetta un programma da scaricare. In realtà SharePoint Online si usa dal browser, dall'app SharePoint su smartphone, da Teams e da Esplora file tramite la sincronizzazione di OneDrive. Non c'è nulla da installare sui server aziendali.

Molte aziende hanno ancora file server o vecchie installazioni di SharePoint Server. Spostarle nel cloud richiede un progetto di migrazione a SharePoint Online che parte dalla pulizia dei contenuti, non dalla copia.

SharePoint è incluso in Microsoft 365?

Sì, nei piani aziendali più diffusi. La pagina ufficiale di confronto dei piani Microsoft 365 per le aziende indica SharePoint (Piano 1) in Business Basic, Business Standard e Business Premium, piani pensati per organizzazioni fino a 300 utenti.

SharePoint è disponibile anche nei piani Enterprise e Frontline (F1 e F3) e come piano autonomo: la descrizione del servizio SharePoint ricorda che per accedervi ogni utente deve avere una licenza che lo includa. Le opzioni attuali sono riepilogate anche nella pagina piani e prezzi di SharePoint.

Lo spazio di archiviazione dell'organizzazione è pari a 1 TB più 10 GB per ogni licenza acquistata, con un massimo di 25 TB per singolo sito. Quello che può comportare costi aggiuntivi:

• Spazio extra, se gli archivi superano la quota disponibile.
• Viva Connections, che richiede licenze Enterprise, Frontline o Academic.
• Microsoft 365 Copilot, con licenza propria.
• Power Apps e Power Automate premium: le licenze Microsoft 365 includono diritti limitati per i connettori standard.

SharePoint, OneDrive o Teams: dove salvare i file

È la domanda che riceviamo più spesso, e Microsoft dà una risposta chiara nella guida all'archiviazione dei file per le aziende: OneDrive per i documenti che sono solo tuoi, SharePoint per i documenti scritti e gestiti da un gruppo di persone.

E Teams? I file di Teams sono già in SharePoint: ogni team ha un sito SharePoint collegato e ogni canale una cartella in quel sito, come conferma la documentazione Microsoft. Teams è quindi un modo diverso di accedere agli stessi file, non un terzo archivio.

• OneDrive: bozze personali, appunti, file che nessun altro deve gestire.
• Teams: file di lavoro di un gruppo che collabora ogni giorno, con chat e riunioni attorno.
• SharePoint: documenti ufficiali, procedure, archivi, contenuti destinati a molti lettori o con regole di approvazione.

L'errore più costoso che vediamo: documenti di un ufficio conservati nel OneDrive di una persona. Quando quella persona lascia l'azienda, i file seguono il ciclo di vita del suo account, non quello dell'ufficio.

Esempi di utilizzo di SharePoint in azienda

• Archivio documentale di qualità con procedure approvate e revisione periodica: il campo della gestione documentale su SharePoint.
• Intranet con notizie, rubrica e link rapidi.
• Portale HR con policy e richieste: vedi la guida al portale HR per dipendenti.
• Bacheca aziendale digitale per avvisi e turni: vedi la guida alla bacheca aziendale digitale.
• Approvazioni automatiche di offerte, contratti e richieste d'acquisto con Power Automate.
• Area riservata fornitori con caricamento di certificati e promemoria delle scadenze.

SharePoint e Microsoft 365 Copilot

Copilot mostra solo i dati dell'organizzazione a cui il singolo utente ha almeno accesso in lettura, e Microsoft sottolinea l'importanza di usare correttamente i modelli di permessi di servizi come SharePoint. Tradotto: Copilot non crea problemi di sicurezza nuovi, ma rende visibili quelli che ci sono già. Un sito condiviso con tutta l'azienda per comodità diventa una fonte di risposte per chiunque.

Prima di attivare Copilot conviene quindi una verifica dei permessi su SharePoint: siti aperti a tutti, link di condivisione dimenticati, ospiti non più attivi.

Vantaggi e limiti di SharePoint

Vantaggi: è già incluso nella maggior parte dei piani Microsoft 365, usa le stesse identità di Outlook e Teams, gestisce versioni e permessi in modo nativo, si integra con Power Automate e Copilot e non richiede server da mantenere.

Limiti: va progettato, perché lasciato a sé stesso diventa un insieme disordinato di siti; la personalizzazione grafica ha confini precisi; i permessi gestiti male diventano complessi in fretta; alcune funzioni richiedono licenze superiori. Nessuno di questi limiti è un problema se c'è una struttura chiara fin dall'inizio.

Come iniziare con SharePoint: i primi passi

• Fare l'inventario di dove sono oggi i documenti: file server, OneDrive personali, email, altri cloud.
• Decidere la struttura: quali siti, per quali gruppi, con quali permessi.
• Definire le regole di condivisione esterna prima di aprire qualsiasi sito.
• Partire da un caso d'uso concreto, per esempio l'archivio di un reparto o la homepage della intranet.
• Formare i proprietari dei siti, che saranno i riferimenti interni.

Se preferisci farti affiancare, il nostro servizio di intranet SharePoint su misura parte proprio da qui.

Domande frequenti

SharePoint è gratis?

Non esiste una versione gratuita per le aziende, ma SharePoint è incluso nei piani Microsoft 365 Business ed Enterprise: chi li ha già non paga nulla in più per usarlo.

Che differenza c'è tra SharePoint e OneDrive?

OneDrive è lo spazio personale di ogni utente; SharePoint è lo spazio condiviso di team, reparti e azienda. Tecnicamente si basano sulla stessa piattaforma, ma servono a scopi diversi.

SharePoint sostituisce il file server?

Sì, nella maggior parte dei casi, a patto di non replicare la vecchia struttura di cartelle così com'è. La migrazione è l'occasione per eliminare duplicati e riorganizzare i permessi.

Si può usare SharePoint senza Teams?

Sì. Microsoft vende anche piani Business senza Teams che includono SharePoint. Teams resta però il modo più comodo per portare SharePoint dove le persone lavorano.

SharePoint è sicuro per i documenti riservati?

Sì, se configurato bene: permessi per gruppi, condivisione esterna disattivata sui siti riservati, autenticazione a più fattori e verifiche periodiche. La sicurezza dipende più dalla configurazione che dallo strumento.