Extranet: cos'è, a cosa serve e differenza con intranet

Una extranet è un'area web riservata che un'azienda apre a soggetti esterni selezionati — clienti, fornitori, partner, consulenti — per condividere documenti, informazioni e processi in modo controllato. Sta a metà strada tra il sito pubblico, visibile a tutti, e l'intranet, riservata ai dipendenti.

In questa guida vediamo cos'è in pratica una extranet aziendale, in cosa differisce dall'intranet, gli esempi più comuni di area riservata e come si costruisce in sicurezza su SharePoint e Microsoft 365.

Extranet: cos'è in parole semplici

Pensa a un fornitore che oggi riceve ordini e specifiche via email e risponde con allegati. Con una extranet entra con credenziali personali in uno spazio dove trova i documenti che lo riguardano e carica i propri: certificati, documenti di trasporto, schede tecniche. Vede solo il suo spazio, non quello degli altri fornitori.

Ogni extranet ha tre elementi:

• Identità esterne: persone che non sono dipendenti ma devono autenticarsi in modo personale.
• Un perimetro di contenuti: cartelle, liste, pagine che quel soggetto può vedere o modificare.
• Regole: chi invita, chi approva, quando scade l'accesso, cosa viene registrato.

Differenza tra intranet ed extranet

La tecnologia può essere la stessa; cambiano utenti, rischi e regole.

• Utenti: l'intranet è per dipendenti e collaboratori interni; l'extranet per soggetti esterni selezionati.
• Contenuti: l'intranet contiene comunicazioni, procedure e documenti interni; l'extranet solo ciò che serve alla relazione con quel cliente o fornitore.
• Rischio: in una extranet un permesso sbagliato espone dati a un'altra azienda, quindi servono controlli più stretti.
• Governance: gli accessi esterni vanno rivisti e chiusi quando la collaborazione finisce.

Se vuoi il quadro completo sul versante interno, leggi la nostra guida su cos'è una intranet aziendale, con esempi e costi. Spesso i due progetti nascono insieme: prima l'intranet, poi le aree esterne.

Microsoft raccomanda di conservare le informazioni riservate in siti con condivisione esterna disattivata e di creare siti separati per la condivisione con l'esterno. È la regola base di ogni extranet su SharePoint.

A cosa serve una extranet aziendale

• Eliminare gli allegati via email: un documento, una versione, un posto dove trovarlo.
• Sapere chi ha fatto cosa: caricamenti, modifiche e accessi restano tracciati.
• Dare autonomia a clienti e fornitori: scaricano da soli documenti, manuali, certificati, senza chiedere.
• Collaborare sui progetti con partner e consulenti esterni, sugli stessi file.
• Raccogliere documenti in modo ordinato, per esempio per la qualifica dei fornitori.
• Distribuire materiali a rete vendita, agenti e rivenditori, sempre aggiornati.

Esempi di extranet: area riservata clienti, fornitori e partner

Area riservata clienti

Ogni cliente ha uno spazio con contratti, report periodici, documentazione di progetto o manuali tecnici. È utile per aziende di servizi, studi professionali e produttori che forniscono documentazione post-vendita.

Portale fornitori

Il fornitore carica certificazioni, DURC, schede di sicurezza e documenti di qualifica in una raccolta con metadati — tipo di documento, data di emissione, scadenza — così l'ufficio acquisti filtra e controlla senza aprire un file alla volta. È lo stesso approccio della gestione documentale su SharePoint, applicato ai documenti che arrivano da fuori.

Con un flusso Power Automate l'azienda riceve un promemoria quando un documento sta per scadere e il fornitore riceve la richiesta di aggiornamento. Ne parliamo nella guida alle automazioni Power Automate in Microsoft 365.

Rete vendita, agenti e rivenditori

Listini, cataloghi, presentazioni e comunicazioni commerciali in un unico spazio, con materiali diversi per area o categoria di rivenditore.

Progetti con partner e consulenti

Uno spazio di progetto condiviso con lo studio di ingegneria, il consulente legale o il partner tecnologico, che si chiude a fine incarico.

Come funziona una extranet su SharePoint e Microsoft 365

SharePoint gestisce l'accesso esterno con regole su due livelli. La condivisione esterna va consentita a livello di organizzazione, poi ogni sito può essere ulteriormente limitato; quando le due impostazioni divergono vale la più restrittiva. Attenzione: secondo la stessa documentazione la condivisione esterna è attiva per impostazione predefinita, quindi va governata prima di aprire qualsiasi extranet.

Con l'integrazione tra SharePoint e Microsoft Entra B2B ogni persona esterna riceve un account ospite nella directory aziendale. In questo modo si applicano le impostazioni di collaborazione esterna definite in Microsoft Entra ID e l'accesso può essere revocato in un punto solo.

Gli ospiti, in base ai permessi, possono visualizzare e modificare i documenti nel browser senza una licenza Microsoft 365. Serve invece una licenza se devono avere spazio OneDrive o creare flussi Power Automate, come indica la panoramica di Microsoft sulla condivisione esterna.

Gli utenti ospiti sono conteggiati da Microsoft Entra External ID con un modello a utenti attivi mensili, che prevede una fascia gratuita; alcune funzioni avanzate, come la governance degli ospiti con Microsoft Entra ID Governance, sono componenti aggiuntivi a pagamento. Le soglie vanno verificate sulla pagina prezzi ufficiale al momento del progetto.

Sicurezza: le regole che una extranet deve rispettare

• Un sito per ogni perimetro: un cliente, un fornitore o un progetto per sito, mai cartelle con permessi diversi nello stesso contenitore.
• Permessi per gruppi, non per singole persone.
• Niente link aperti a chiunque per documenti riservati: per bloccarli Microsoft indica di eliminare il link o disattivare i link “Chiunque” sul sito.
• Autenticazione a più fattori per gli ospiti, impostata nei criteri di Microsoft Entra ID.
• Scadenza e revisione degli accessi: chi ha finito la collaborazione va rimosso.
• Registro delle attività consultabile in caso di contestazioni.
• Privacy: anche i referenti di clienti e fornitori sono interessati ai sensi del GDPR. Vanno raccolti solo i dati necessari e indicati nell'informativa.

Un dettaglio che spesso sorprende: gli ospiti che condividono una stessa cartella possono vedere i nomi degli altri nel pannello di gestione degli accessi. È un motivo in più per tenere separati i perimetri.

Extranet su SharePoint o portale sviluppato su misura?

SharePoint è la scelta giusta quando il contenuto è fatto soprattutto di documenti e liste, gli utenti esterni sono contatti noti — decine o centinaia — e l'azienda usa già Microsoft 365. In questi casi realizziamo la extranet su SharePoint senza introdurre nuovi software.

Un portale sviluppato da zero ha più senso quando gli utenti esterni sono migliaia, devono registrarsi da soli, pagare online o usare un'interfaccia completamente personalizzata. In quel caso parliamo di web application su misura, che può comunque leggere e scrivere documenti su SharePoint.

Come creare una extranet: le fasi

• Mappare i soggetti esterni: chi sono, quanti, cosa devono vedere e fare.
• Definire il modello di accesso: un sito per cliente, un sito per categoria di fornitori, uno per progetto.
• Impostare le regole di condivisione a livello di organizzazione e di sito.
• Preparare la struttura: librerie, metadati, pagine di benvenuto con istruzioni chiare.
• Automatizzare inviti, promemoria e scadenze con Power Automate.
• Pilota con pochi soggetti esterni fidati, poi estensione.
• Revisione periodica degli accessi e dei contenuti.

Inviti, promemoria e chiusura degli accessi sono le attività che più spesso vengono dimenticate quando restano manuali. Per questo le affidiamo a flussi Power Automate su SharePoint: quando un progetto viene chiuso, il flusso avvisa il responsabile e propone la rimozione degli ospiti collegati.

Errori comuni nelle extranet

• Aprire la condivisione esterna a tutta l'organizzazione senza aver deciso quali siti devono essere raggiungibili da fuori.
• Usare la stessa libreria per più clienti, separandoli solo con cartelle e permessi diversi.
• Invitare persone con indirizzi email generici condivisi da più colleghi del cliente: si perde la tracciabilità individuale.
• Non spiegare agli esterni come si accede: una pagina di benvenuto con istruzioni chiare riduce le richieste di supporto.
• Dimenticare gli ospiti inattivi, che restano nella directory anche anni dopo la fine della collaborazione.
• Mettere sullo stesso sito documenti interni e documenti per l'esterno, contando sulla disciplina di chi carica i file.

Se SharePoint è nuovo per la tua azienda, conviene partire dalle basi: abbiamo scritto una guida su cos'è SharePoint e a cosa serve, con le differenze tra SharePoint, OneDrive e Teams.

Quanto costa una extranet

Come per l'intranet, il costo dipende dal perimetro: numero di soggetti esterni e di siti, quantità di documenti da organizzare, automazioni richieste, integrazioni con gestionale o CRM e livello di governance degli accessi. Se l'ambiente Microsoft 365 esiste già, il grosso del lavoro è di progettazione e configurazione, non di licenze.

Domande frequenti

Extranet cos'è, in una frase?

È un'area riservata del sistema informativo aziendale aperta a utenti esterni autorizzati, ognuno con accesso solo ai contenuti che lo riguardano.

Gli utenti esterni devono avere una licenza Microsoft 365?

Per consultare e modificare documenti nel browser, in base ai permessi ricevuti, no. Servono licenze se devono usare funzioni come OneDrive o creare flussi Power Automate.

Un cliente può vedere i documenti di un altro cliente?

Non se l'extranet è progettata con un sito o un perimetro separato per cliente e permessi assegnati a gruppi. Il rischio nasce quando si mescolano clienti diversi nella stessa libreria con permessi a livello di singola cartella.

Meglio una extranet o condividere file con un link?

Il link va bene per uno scambio occasionale. Per una collaborazione continuativa serve uno spazio strutturato, con permessi, scadenze e tracciabilità: cioè una extranet.

Intranet ed extranet possono stare nello stesso ambiente?

Sì. Su SharePoint convivono nello stesso tenant Microsoft 365, separate per sito e regole di condivisione. È anche il modo più semplice per gestire identità e sicurezza in un punto solo.