SharePoint Server 2016 e 2019 fuori supporto: cosa fare

Se in azienda usi ancora SharePoint Server 2016 o 2019, dal 14 luglio 2026 lavori su un prodotto fuori supporto. Lo trovi nell'elenco Microsoft dei prodotti che chiudono il supporto nel 2026: da quella data non escono più aggiornamenti di sicurezza, correzioni o contenuti tecnici, e non c'è più assistenza, neanche a pagamento.

Il server continua ad accendersi e le persone continuano a lavorarci. Il punto è che ogni vulnerabilità scoperta da qui in avanti resta aperta. Per la maggior parte delle PMI la scelta sensata è la migrazione a SharePoint Online dentro Microsoft 365. Chi deve tenere i dati in casa può passare a SharePoint Server Subscription Edition. Restare fermi si può, ma solo per poco e sapendo cosa rischi.

Quali versioni sono fuori supporto e quali no

SharePoint Server 2016 e 2019 seguono la Fixed Lifecycle Policy di Microsoft: un periodo di supporto mainstream, poi il supporto esteso fino a una data fissa. Subscription Edition segue invece la Modern Lifecycle Policy, che non prevede una scadenza finché il prodotto resta in commercio.

• SharePoint Server 2016: supporto mainstream chiuso il 13 luglio 2021, supporto esteso chiuso il 14 luglio 2026 (scheda Lifecycle).
• SharePoint Server 2019: supporto mainstream chiuso il 9 gennaio 2024, supporto esteso chiuso il 14 luglio 2026 (scheda Lifecycle).
• SharePoint Server Subscription Edition: disponibile da novembre 2021, oggi risulta in supporto senza data di ritiro (scheda Lifecycle).
• SharePoint Online: è il servizio cloud di Microsoft 365, gli aggiornamenti li installa Microsoft e non c'è una versione da tenere al passo.

Su Subscription Edition c'è una condizione da conoscere. Secondo la policy di servicing, ogni aggiornamento pubblico è supportato per un anno dalla sua uscita. Se non installi gli aggiornamenti per più di un anno, Microsoft può chiederti di aggiornare prima di darti assistenza. In pratica il supporto c'è, ma devi guadagnartelo con la manutenzione.

Cosa rischi se resti su un server fuori supporto

• Sicurezza: le falle scoperte dopo il 14 luglio 2026 non avranno patch. Se il tuo SharePoint è raggiungibile da Internet per chi lavora fuori sede, sei nel caso peggiore.
• Assistenza: Microsoft non risponde più su quel prodotto. Se qualcosa si rompe, resti tu con il tuo fornitore.
• Dipendenze: un server SharePoint poggia su Windows Server e SQL Server, che hanno le loro date di fine supporto.: controllale nella stessa pagina Lifecycle.
• Conformità: il GDPR chiede misure di sicurezza adeguate al rischio. Un sistema che contiene dati personali e non riceve patch è difficile da giustificare durante un audit o dopo un incidente.

Le tre strade, con pro e contro

1. Passare a SharePoint Online in Microsoft 365

È la scelta più frequente per una PMI. Non hai più server da mantenere, gli aggiornamenti arrivano in automatico e i documenti si aprono da Teams, dal browser e dal telefono senza VPN. Se vuoi un ripasso su come è fatto, trovi tutto in SharePoint: cos'è.

I contro vanno messi sul tavolo subito. Paghi un canone per utente. Le personalizzazioni con codice lato server non si portano così come sono. I workflow SharePoint 2013 in SharePoint Online sono stati ritirati il 2 aprile 2026 e vanno rifatti. E i permessi vanno quasi sempre ripensati, perché quelli accumulati in anni di server locale raramente hanno ancora senso.

2. Aggiornare a SharePoint Server Subscription Edition

Ha senso se hai vincoli che ti impongono di tenere i dati nei tuoi server, oppure molte personalizzazioni on-premises che non vuoi riscrivere. Microsoft supporta l'aggiornamento diretto da SharePoint Server 2016 e 2019 con il metodo database attach: crei una nuova farm Subscription Edition, copi i database di contenuto e dei servizi e li aggiorni. I database di partenza devono essere almeno alla versione 16.0.4351.1000 (panoramica Microsoft).

Il contro è che resti nel mondo dei server: hardware o macchine virtuali, licenze server e CAL, SQL Server, backup, e un sistemista che installi gli aggiornamenti con regolarità. Se oggi fatichi a tenere aggiornato il 2016, con Subscription Edition avrai lo stesso problema.

3. Restare fermi

Regge solo come soluzione ponte. Se proprio devi, togli il server dall'esposizione su Internet, limita gli accessi e fissa una data di uscita. Senza una data, il ponte diventa la soluzione definitiva.

Come si fa una migrazione, passo per passo

• Inventario. Elenca siti, librerie, liste, volumi, personalizzazioni, workflow e form. Il vecchio SharePoint Migration Assessment Tool (SMAT) è ritirato e non più scaricabile: Microsoft indica di usare la scansione integrata in SPMT, disponibile dalla versione 4.0, che produce un inventario e un elenco dei rischi per ogni sito.
• Pulizia. Archivia o elimina siti abbandonati, doppioni e cartelle che nessuno apre da anni. Meno contenuti sposti, meno tempo ci metti e meno errori devi correggere.
• Mappa dei permessi. Scrivi chi deve vedere cosa, per reparto o progetto. È il momento giusto per passare da permessi assegnati a singole persone a gruppi.
• Scelta dello strumento. SPMT, Migration Manager o uno strumento di terze parti, in base all'origine e alla complessità. Ne parliamo sotto.
• Migrazione di prova. Sposta un sito o una cartella rappresentativa. Controlla versioni, autori, date, metadati, link interni e permessi con chi usa davvero quei documenti.
• Migrazione principale e delta. Fai la copia grossa in anticipo. SPMT permette di salvare i task e rilanciarli più tardi per spostare solo i file nuovi o modificati (cosa supporta SPMT). L'ultimo passaggio lo fai a ridosso del cambio, con l'origine in sola lettura.
• Comunicazione agli utenti. Data del passaggio, dove trovano i file, cosa cambia nel lavoro di tutti i giorni. Una breve formazione evita settimane di telefonate.
• Dismissione del vecchio server. La migrazione copia i file e non cancella l'origine. Tieni il vecchio sistema in sola lettura per un periodo concordato, fai un backup finale, poi spegnilo.

Gli strumenti: SPMT, Migration Manager e terze parti

SharePoint Migration Tool (SPMT)

SPMT è lo strumento gratuito di Microsoft per portare in Microsoft 365 contenuti da SharePoint Server e da cartelle condivise (pagina ufficiale). Si installa su un PC o server Windows e tutte le funzioni sono disponibili anche da PowerShell. Per installazione, impostazioni ed errori comuni trovi la nostra guida a SharePoint Migration Tool.

• Origini: SharePoint Server 2010, 2013, 2016 e 2019, SharePoint Foundation 2010 e 2013, cartelle condivise.
• Cosa sposta: file, cartelle, liste, versioni, permessi, metadati gestiti, web part e siti standard. I siti con codice personalizzato o componenti di terze parti restano fuori.
• Workflow: converte in Power Automate i workflow predefiniti di SharePoint Server 2010 e quelli creati con SharePoint Designer 2010 e 2013.
• Requisiti consigliati: Windows Server 2016 o Windows 10 e successivi, .NET Framework 4.6.2, 16 GB di RAM, 150 GB liberi su SSD (prerequisiti).

Migration Manager per file server e NAS

Per le cartelle condivise Microsoft consiglia Migration Manager, che trovi nel centro di amministrazione di SharePoint. Installi un agent leggero su uno o più computer che vedono le cartelle di rete; Migration Manager scansiona le origini e distribuisce i task tra gli agent disponibili, così puoi aggiungere macchine se i volumi sono grandi (come iniziare). Serve un'origine che supporti SMB 2.0 o superiore e un account amministratore SharePoint sul tenant.

Strumenti di terze parti

Prodotti commerciali come ShareGate sono a pagamento e servono quando le cose si complicano: migrazioni tra due tenant Microsoft 365, riorganizzazione dei contenuti durante la copia, report dettagliati prima e dopo, molti progetti in parallelo. Per una PMI che sposta un file server o un SharePoint 2016 senza troppe personalizzazioni, gli strumenti Microsoft di solito bastano.

Migrare da file server o NAS a SharePoint Online

Nelle PMI è il caso più comune: niente SharePoint locale, solo un file server o un NAS con anni di cartelle. L'errore tipico è ricopiare l'albero così com'è. Conviene invece decidere prima quali cartelle diventano siti, quali diventano librerie e quali vanno in archivio. Di solito si ragiona per reparto o per area di lavoro, e si usano colonne e metadati al posto di cartelle annidate su cinque livelli. Se vuoi approfondire questa parte, ne parliamo nella pagina sulla gestione documentale su SharePoint.

Qualche regola pratica, presa dalle restrizioni ufficiali di OneDrive e SharePoint:

• Il singolo file può arrivare a 250 GB.
• Microsoft consiglia di non sincronizzare in locale più di 300.000 elementi in totale: se ognuno sincronizza tutto sul proprio PC, i problemi arrivano presto.
• In una lista o libreria il limite supportato di elementi con permessi univoci è 50.000. I permessi NTFS assegnati cartella per cartella vanno semplificati prima di partire.
• Per decidere cosa resta personale e cosa diventa condiviso, leggi OneDrive o SharePoint.

I problemi che incontri quasi sempre

Percorsi troppo lunghi

In SharePoint Online il percorso completo del file, nome compreso, non può superare 400 caratteri (limiti dei percorsi). Il conteggio parte dalla radice della libreria, quindi il nome del sito e della libreria si sommano alle cartelle. Su un file server con cartelle tipo "Clienti 2018 definitivo/Pratiche aperte/..." il limite arriva in fretta. Va controllato con la scansione e corretto prima, accorciando nomi o appiattendo la struttura.

Caratteri e nomi non ammessi

Nei nomi di file e cartelle non sono ammessi i caratteri " * : < > ? / \ |. Sono vietati anche nomi riservati come CON, PRN, AUX, NUL, COM0-COM9, LPT0-LPT9, .lock, _vti_, desktop.ini e i nomi che iniziano con ~$.

Permessi spezzati

Anni di eccezioni cartella per cartella producono una ragnatela che nessuno sa più spiegare. Portarla in SharePoint così com'è significa trascinarsi il problema e avvicinarsi ai limiti sui permessi univoci. Meglio ripartire da pochi gruppi chiari e gestire le eccezioni con siti o librerie separate.

Personalizzazioni e workflow

In SharePoint Online i workflow SharePoint 2010 sono stati ritirati il 1° novembre 2020 e i workflow SharePoint 2013 il 2 aprile 2026, senza possibilità di proroga (annuncio Microsoft). Dopo il ritiro restano consultabili solo come file XML. Vanno quindi rifatti in Power Automate, e Microsoft ha una guida dedicata alla conversione. Anche soluzioni farm, pagine classiche e web part sviluppate su misura richiedono un'analisi caso per caso.

Se scegli Subscription Edition la situazione è diversa: i workflow SharePoint 2010 sono supportati solo fino al 14 luglio 2026, mentre i workflow SharePoint 2013 restano supportati con il nuovo motore SharePoint Workflow Manager (funzionalità deprecate in Subscription Edition).

Form InfoPath

InfoPath 2013 è uscito dal supporto esteso il 14 luglio 2026 (scheda Lifecycle). InfoPath Forms Services viene rimosso da SharePoint Online per tutti i tenant dopo quella data (annuncio Microsoft), e anche in Subscription Edition non è più supportato. Microsoft suggerisce Power Apps come alternativa. Se la tua intranet si regge su form InfoPath, mettili in cima all'inventario: sono spesso la parte più lunga da rifare.

Quanto tempo serve

Non esiste un numero valido per tutti. I tempi dipendono da fattori che puoi stimare già in fase di inventario:

• Volume e numero di file: a parità di gigabyte, centomila file piccoli richiedono più tempo di pochi file grandi.
• Banda in upload della sede da cui parte la copia. Per grandi volumi su linee lente Microsoft prevede anche il trasferimento fisico con Azure Data Box.
• Quanta pulizia e riorganizzazione vuoi fare prima di spostare.
• Stato dei permessi: più eccezioni ci sono, più tempo serve a ridisegnarli.
• Personalizzazioni, workflow e form da ricostruire.
• Disponibilità delle persone per i test e per validare la nuova struttura.

Nella nostra esperienza la copia vera e propria è raramente la parte lunga. Lo sono l'analisi, le decisioni sulla struttura e il rifacimento di ciò che non si può migrare.

Da dove partire

Se hai ancora SharePoint Server 2016 o 2019, il primo passo è l'inventario: sapere cosa c'è, quanto pesa e cosa non si porta da solo. Con quei dati la scelta tra SharePoint Online e Subscription Edition diventa molto più semplice. Se poi vuoi rivedere anche come è organizzata l'intranet, possiamo affiancarti con una intranet SharePoint su misura costruita sulla nuova piattaforma.